Privacy policy

Regiomail hecht grote waarde aan uw privacy en respecteert de privacy van bezoekers van haar website en gaat vertrouwelijk om met de persoonlijke gegevens die aan ons is verstrekt. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stellen.

Voor wie geldt deze privacy POLICY?

Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie Regiomail persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij Regiomail.

Dit privacystatement is van toepassing op

  • Klanten van Regiomail;
  • potentiële klanten met wie Regiomail contact heeft gelegd of wil leggen;
  • alle andere personen die contact opnemen met Regiomail of anderen van wie Regiomail de persoonsgegevens verwerkt.

Voor partners, medewerkers, uitzendkrachten, inleenkrachten, stagiaires en sollicitanten geldt dit Privacy Statement niet.

Welke persoonsgegevens verwerkt Regiomail?

Regiomail verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan haar website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die Regiomail heeft ontleend aan andere bronnen, zoals (zakelijke) social media platforms.

Persoonsgegevens door u verstrekt:

contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van uw opdracht door werknemers van Regiomail;

contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren;

contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events etc.

persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door de website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën:

  • IP-adres;
  • uw surfgedrag op de website waaronder gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd;
  • of u vervolgpagina’s opent en op welke onderdelen daarvan u klikt;
  • persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
    • persoonsgegevens beschikbaar op openbare (zakelijke) social media platforms zoals LinkedIn, Twitter en Facebook;
    • persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites.

 

Onze website bevat mogelijk hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Regiomail is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van dergelijke websites en social media platforms. Regiomail is evenmin verantwoordelijk voor het privacy beleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.

Waarvoor gebruiken REGIOMAIL uw persoonsgegevens?:

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de navolgende verschillende doeleinden:

  • het uitvoeren van een overeenkomst waarin u Regiomail opdracht hebt verstrekt voor het verlenen van haar diensten: voor de uitvoering worden in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Verder worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten;
  • het onderhouden van contact met u: Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen – na uw uitdrukkelijke toestemming daarvoor – worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd;
  • het verbeteren van haar product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties: Regiomail vindt het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineert en analyseert Regiomail de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Indien Regiomail van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zal Regiomail daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. Indien u later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.

Regiomail analyseert de volgende gegevens:

  • het verbeteren en beveiligen van onze website regiomail.nl;
  • het maken van gebruikersstatistieken: De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke informatie, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruikt Regiomail om de website te verbeteren;

Rechtsgrond van de verwerking:

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

  • toestemming;
  • op basis van een overeenkomst of in aanloop naar het sluiten van een overeenkomst;
  • in verband met een gerechtvaardigd belang.

Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden waar Regiomail zich op baseert zijn:

  • toestemming: als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken;
  • overeenkomst of in aanloop naar het sluiten van een overeenkomst:

voor een opdracht verstrekt tot het leveren van diensten, verwerkt Regiomail persoonsgegevens voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is;

  • gerechtvaardigd belang: Regiomail mag ook persoonsgegevens verwerken als het een gerechtvaardigd belang heeft en daarmee geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.

Verwerkers:

Regiomail kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in opdracht van Regiomail persoonsgegevens verwerken. Regiomail sluit met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Regiomail werkt bijvoorbeeld met postverwerkers, dienstverleners die software bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die Regiomail ondersteunen bij het veilig en stabiel houden van de gebruikte systemen.

Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Persoonsgegevens delen met derden:

Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan noodzakelijk voor de uitvoering van de diensten in uw opdracht.

Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Doorgifte buiten de EER:

Soms worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan een partij gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is. of in aanloop naar het sluiten van een overeenkomst

Regiomail kan persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van diensten.

HOE BEVEILIGT REGIOMAIL UW GEGEVENS?

Regiomail neemt de beveiliging van uw gegevens zeer serieus. U wilt dat uw gegevens in goede handen zijn en niet dat uw gegevens op straat komen te liggen. Daarom heeft Regiomail passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te waarborgen dat uw gegevens goed worden beveiligd en uitsluitend voor specifieke doeleinden worden verwerkt. Regiomail heeft bij haar beveiliging rekening gehouden met de verwerkingsrisico’s van uw gegevens, vooral als gevolg van verlies of onrechtmatig gebruik van uw gegevens. Regiomail past o.a. de volgende maatregelen toe:

  • veel systemen van Regiomail communiceren met elkaar. Wanneer gegevens van het ene naar het andere systeem worden gestuurd, gebeurt dit veilig en gecontroleerd;
  • Alleen medewerkers van Regiomail, die dat voor de uitvoering van hun functie nodig hebben, kunnen uw gegevens inzien voor specifieke doeleinden;
  • Regiomail logt het gebruik van uw gegevens door haar medewerkers, zodat kan worden bijhouden wat er gebeurt;
  • derde partijen die toegang nodig hebben tot uw gegevens zijn verplicht om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen en hun medewerkers tot geheimhouding te verplichten;
  • Regiomail beschermt onze systemen tegen malware, virussen, cryptoware en hacking software;
  • Regiomail gebruikt de laatste technologieën om de beschikbaarheid en veiligheid van onze systemen te garanderen;
  • Regiomail zorgt ervoor dat haar software en andere technologieën up-to-date zijn.
  • Regiomail voorziet haar websites en systemen regelmatig van geautomatiseerde veiligheidsscans.

DATALEKKEN:

Als er een inbreuk in verband met gegevens heeft plaatsgevonden (datalek), moet Regiomail wij dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) melden binnen 72 uur nadat zij daarvan op de hoogte zijn geraakt, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor uw rechten en vrijheden. Als het waarschijnlijk is dat het datalek een hoog risico oplevert voor uw rechten en vrijheden, zijn we verplicht het datalek ook aan jou te melden. Er is sprake van een datalek als er bij een beveiligingsincident (zoals diefstal van een laptop of een hack in onze systemen) gegevens verloren zijn gegaan of als Regiomail onrechtmatige verwerking van gegevens redelijkerwijs niet kan uitsluiten. Wanneer concreet sprake is van een datalek, hangt af van alle omstandigheden van het geval.

Als alleen sprake is van een onverhoopte zwakke plek in de beveiliging, betreft het een

beveiligingslek en geen datalek. In dat geval hoeft Regiomail in principe geen melding te doen aan de AP. Uiteraard zal Regiomail een beveiligingslek wel zo snel mogelijk dichten zodra zij daarvan op de hoogte raakt.

Mocht u een (mogelijk) beveiligings- of datalek aantreffen bij Regiomail, vragen wij u dit direct te melden door te mailen naar info@regiomail.nl of contact op te nemen met onze klantenservice.

Indien u vragen heeft over uw persoonsgegevens:

Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo heeft u recht tot inzage, rectificatie, verplaatsing en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. Neemt u voor al deze vragen contact op via 0575 – 575759 of via info@regiomail.nl.

Klachten?

Als Regiomail naar uw mening niet zorgvuldig en vertrouwelijk omgaat met uw gegevens, dan kunt u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u klachten heeft over hoe Regiomail met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u natuurlijk ook contact opnemen door een mail te sturen naar info@regiomail.nl of te bellen met 0575 – 575759. Indien wij samen niet tot oplossing komen, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact:

Heeft u vragen en/of opmerkingen over hoe Regiomail met uw gegevens omgaat? Neem dan contact op met ons.

Veranderingen:

De wereld ontwikkelt zich snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in  uw persoonsgegevens en de wijze waarop we die gebruiken. Ook regelgeving kan wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We adviseren u het Privacy Statement regelmatig te controleren, zodat u op de hoogte blijft. Bij grote wijzigingen informeert Regiomail u via haar website. De meest recente versie vindt u altijd op www.regiomail.nl